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向家事法庭提交电子卷宗需考虑的四大关键因素
作者:陈玲玉  发布时间:2021-07-27 09:41:04 打印 字号: | |


 

众所周知,英国法律部门对纸质材料一直有所偏好。几百年以来,英国法院在审理案件时会参考大量的纸质文件,这些详细论述案件方方面面的卷宗材料往往多到需要装在行李箱里带入法庭。然而现在,为了给公民提供更快、更公正的司法服务,英国政府决定推动价值10亿英镑的司法部法院和裁判所事务局(HMCTS)改革计划,从而推动法院的数字化变革进程。用电子卷宗替代那些厚重的纸张,以简化诉讼程序,这在大大提升安全性的同时,也节省了时间和成本。

这一改革计划对英国地方当局来说是个好消息。对于他们来说,准备向家事法庭递交保护弱势儿童的申诉材料,往往意味着巨大的工作量和费用。家事案件要求在26周内处理完成,因此,任何可以简化这一复杂而敏感程序的方法都值得投资。但是,与任何数字化改革项目一样,谨慎、仔细的计划必不可少。唯有如此,才能确保目标的实现及效益的最大化。

目前,英国HMCTS改革计划仍在进行中。其中,家事法院已成功进行了数字化变革,个别家事法庭已建成了共享存储平台,允许地方当局在线提交申诉与上传电子文件,相应的系统与应用程序正在试点与完善中。

在政府努力实现其数字化目标的同时,Egress SoftwareTechnologies(一家总部位于英国的软件公司,主要提供一系列隐私和风险管理服务)的首席执行官TonyPepper建议,英国地方当局在向电子化文件转化的进程中应考虑以下四个关键因素。

 

平衡成本和提高效率

平均来说,英国每个地方当局每年约向家事法庭递交200件申诉。每一个高度敏感的申诉一般会包含多达350张A4纸的文件,这些文件需要打印、复制、整理并传送给相关各方。这涉及所有阶段的巨大成本,包括使用的墨水、纸张和打印机,到组装文件所需的管理时间和快递服务的成本。最重要的是,随着案件的进展,还必须不断地为各方更新整个卷宗,这就需要更多的时间和成本。

采用数字替代品的案例则是令人信服的。事实上,据HMCTS估计,英国地方当局对每个卷宗的处理工作平均花费1282.65英镑,投入时间38.2小时,这意味着数字化每年可以省下256,530英镑的成本,并节省8019小时的行政管理时间。尽管如此,电子卷宗的转化还是有相应开支的。虽然该开支并不会超过潜在的节约项,但也应当得到妥善的管理,以确保解决方案达到最佳效益。

英国地方当局应考虑购买和推行合适的文件制作、分页软件及安全共享技术的成本。另外,软件许可模型的细节也需要密切关注。如果共享软件要求各方都必须拥有许可证,那么,当一个案件涉及六方或更多参与者时,成本可能会迅速上升。如果该方案还涉及硬件因素,如可能需要提供笔记本电脑供法庭使用,则应当确保所选软件可以与各种硬件设备兼容,以达到最大限度利用的目的。值得考虑的是,采用基于云计算的软件是一个解决方案。这一解决方案是最灵活和可扩展的,对它的投资将在未来获得有力证明。同样重要的还有询问供应商关于升级周期的问题,包括未来的升级是否会包含在许可证中,以及其产品路线图等事宜。

 

数据保护和访问控制

纸质法庭卷宗从本质上来说并不安全,它面临着意外遗失、被盗和未经授权查看的风险。当考虑到家事法庭中极其机密和敏感的文件泄露时对弱势儿童和家庭可能造成的伤害,那么很显然,安全性必须作为首要的关注点。

法庭电子卷宗也是如此。幸运的是,许多数字系统能够提供更高的安全性和访问控制,以及记录、跟踪和审计用户活动的功能。英国地方当局需要创建一个具有多级别加密的应用环境。这意味着,即使这一解决方案被黑客攻击,进一步的安全级别也会使数据无法被访问。

为了使律师和社会工作者等第三方通过安全、受控的途径访问电子卷宗,英国地方当局还必须仔细设计安全政策和流程,确保只有被系统识别的接收者才能访问文件,修改、下载和共享文件的权限应仅限于被授权人员。系统应包括详细记录操作的跟踪和审计设施,以便能够清楚地证明其是否符合数据处理和保护政策。

 

数据存档和销毁

即使法官对案件作出了裁判,工作仍尚未结束。案件结束后,所有这些机密信息的处理仍然是个问题。电子卷宗的一个明显优势就是,它节省了办公室和仓储设施等物理空间。正如英国一个地方部门所说:“办公用地价格昂贵,最好是用来容纳员工,而不是堆放文件、设备。”

然而,案件完成后,电子卷宗的存储和管理仍需要重视。优秀的解决方案应当具备在授权期限到期后自动终止用户对电子卷宗访问的功能,并安全地存储其最终版本,以备不时之需。这里的存储应包含适当级别的静态数据加密功能。

 

用户使用——实现数字化变革

尽管卷宗电子化的解决方案带来了节省成本和时间的好处,但仍需要考虑变更管理的问题,并应分配相应预算,用于关键用户的培训和熟练运用,以确保过渡顺利进行,以及各方能够接受新系统。这就是选择一个以用户为中心、逻辑性强,并且支持法律程序所有阶段的平台的优势所在。用户应当能够在单个平台上轻松地进行准备、分页并安全地转发文档及进行后续修订。专业人士应当能够将其原本想在纸质文件上作出的私人注释添加至文档中,以方便在法庭上使用。最后,访问控制、撤销和归档的程序应当是明确的,任何方案缺乏这一点都将导致用户抵制并降低使用率。

英国地方当局采用电子卷宗的好处是显而易见的。通过仔细考虑技术特性、许可、安全和存储过程,以及选择以用户为中心的系统,可以确保儿童保护的重要工作变得更加简化、经济、高效和安全。

(原文转载自“中国审判”微信公众号)

 

 
责任编辑:范静