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企业内部财务流程漏洞频现,引劳资双方对簿公堂
作者:董洪辰、王芳  发布时间:2019-09-02 09:33:27 打印 字号: | |


近年来,随着营商环境的不断优化,中小企业遍地开花,蓬勃发展,创造了大量工作岗位,为整个国民经济的发展作出了卓越的贡献。但是,由于企业规模及管理者视域所限,很多中小企业存在内部财务管理漏洞,对内导致劳资双方产生争议,甚至对簿公堂,对外可能造成公司巨额损失。本文将通过几个案例介绍下公司财务流程中常见的风险点,以期广大企业可以引以为戒:

&请款报销流程无闭环,财务发票流转查明难

兰小新于2017年10月25日入职东方公司,任办公室综合管理岗位,主要负责交纳公司办公场所租金、水电费、物业费,购买办公用品等小额采购。为工作方便,兰小新先通过电子邮件请款,经领导审批同意,财务将备用金款项打到兰小新的工资卡上,兰小新实际花销后,在电子邮件中提交报销明细,后将纸质发票交给财务核对,若有差异邮件沟通,若数额对得上,流程结束。2018年12月,该财务制度仅进行一年有余,就在年底结算时发现无法平帐:东方公司发现公司打到兰小新工资卡中的25万元备用金,在返还4万余元余额后,实际有发票平账的金额仅为17万余元,尚有4万元左右不知去向。东方公司向兰小新催要发票,兰小新表示发票早已提交,双方协商未果,东方公司发出解除通知,将兰小新辞退,并申请仲裁进而诉至法院要求兰小新赔偿公司备用金损失。双方在法庭上各执一词,就备用金报销情况,兰小新坚持发票均已交至公司,但手中没有任何发票签收单,为查明报销具体情况,法庭多次组织双方核对会计记账凭证中的原始票据,双方均无法说清,耗费了大量的人力物力和司法资源。最后法院在核对了全部原始凭证及票据之后尚有一万余元款项无法说清,法院在此基础上组织双方调解结案。

结案后法官向双方当事人指出,是因公司财务请款和报销流程并未闭环,导致了相关劳动争议:第一、兰小新请款后,东方公司直接将备用金支付至兰小新工资卡,公司款项与劳动者个人款项混合,导致兰小新自己也无法说清哪笔款项是为公司支出,哪笔是为其个人需要支出;第二、款项支出后未及时拿发票冲帐,导致未平帐目累计,时间一长最终无法平账;第三、报销流程未完成销帐闭环,这也是本案中暴露出的最严重的问题,兰小新在提交发票报销时,东方公司并未出具发票签收单,无从得知是否提交了发票,在发票被实际收取后,兰小新请款的备用金已有发票冲抵的部分并未销帐,由此导致在法庭上双方以支付的备用金总额为核对基础,逐笔核算,耗费了大量时间。

【法官提醒】:

在企业财务管理过程中,日常采购应设专门账户,企业帐目与个人帐目应分开管理。因业务需要向员工借支款项需限期要求提交报销票据,财务人员收取票据后出具详细签收单,票据审核完成后,及时将员工借支款项核销,一帐一平。

 

&网络诈骗来袭,财务失察导致用人单位巨额损失

石女士于2013年3月入职红山公司,担任财务主管。该公司财务管理制度规定,公司财务人员支付每一笔款项,均须由总经理签字。如果总经理外出,应由财务人员设法通知,邮件确认同意后先付款后补签;公司财务人员对外支付的每一笔业务款项,必须根据双方签订的有效合同,经总经理同意后,方可付款。同时规定未经批准,擅自挪用或借与他人资金或支付款项的,对财务人员予以警告并扣发本人月薪1-3倍。

2016年7月,不明身份人员使用公司另一员工身份要求石女士通过QQ身份认证,并将其拉入群聊组,组内有“张某(法定代表人)”、“朱某(曾为红山公司工作人员)”。随后“张某”通过QQ告知石女士,客户公司江总将47万元的保证金打入其本人账户,但因合同存在问题,其本人在开会,无法进行网银操作,且没拿手机,故指示石女士将47万元通过公司账户将保证金退回给江总。石女士向“张某”核实47万元未到公司账面情况,“张某”表示款项打至其本人账户。随后“张某”通过QQ方式告知石女士汇款方的账号及户名,又告知石女士其刚与江总达成合意,要求石女士再向该账户追加付款160万元,石女士询问签字及合同事宜,“张某”表示“会议结束,手续后补,现在安排”,石女士按照“张某”指示合计汇款207万元。当日下午,石女士找张某履行签字手续时,发现被骗,即到公安机关报案。2016年11月红山公司与石女士解除劳动合同,并通过仲裁和诉讼程序要求石女士承担赔偿责任。

法院审理后认为,劳动者因履行职务而使用人单位遭受的损失应当由用人单位承担,此乃用人单位在选择劳动者时所应承担的用人风险。但若劳动者在工作中存在恶意损害用人单位利益的行为,其给用人单位造成的损失应进行赔偿。本案中,石女士显然对红山公司损害结果不具故意,此时需审查劳动者的行为是否构成重大过失,如构成重大过失,则劳动者应根据过错程度承担责任。结合石女士的工作职务、之前汇款时的处理方式分析,石女士作为财务主管,从事会计工作,是具有专业知识和经验的财务人员,掌握会计基础工作规范,熟知公司财务管理流程和放款程序;财务管理制度也规定付款依据签订的合同进行付款。故在事件发生时,石女士应尽到审慎的核实义务,石女士在作出对外大额汇款时违反了公司的财务制度,亦未审慎核实,甚至对诈骗人员前后矛盾的陈述未作识别,存在重大过失。法院最终认定石女士在付款行为中存在违反公司财务规章制度的重大过失行为,对因出现网络诈骗而致付款错误负有一定的失察职责,应就其行为承担相应的责任。但鉴于双方并未就损失的赔偿方式作出具体约定,故法院最终依据公司财务制度判决女士向红山公司赔偿其月薪3倍的金额。

【法官提醒】:

企业应制定严谨的财务制度,对款项流转流程给予清晰规范的规定,把好内部财务关,莫因内部财务制度混乱,致使用人单位和劳动者双方受损。企业在财务管理过程中应避免使用非实名认证的通讯软件,以防网络诈骗。同时,企业在招聘财务人员时亦应核查相关资质和工作经验,避免风险。

 

&报销款支付条件约定不明,千元报销款变万元违约金

马佳于2017年6月入职云网公司,2018年10月20日双方协商一致解除劳动关系。为一次性解决双方未决争议,马佳与云网公司签订了《解除劳动关系协议书》,其中约定“云网公司于2018年12月31日前发放报销款1500元,并在2018年12月31日前分两笔支付马佳其余款项共计29万元,该款项包括但不限于经济补偿金、赔偿金、工资福利、加班费等一切因劳动合同履行过程中或劳动合同解除而产生的各类款项。如逾期未支付,云网公司以总额日息2%的标准支付马佳滞纳金”。协议签订后,云网公司于2018年12月31日前支付马佳29万元,但并未按照协议约定向马佳支付1500元的报销款。

2019年4月,马佳诉至法院,要求云网公司支付因未按期支付报销款产生的违约金40万元。云网公司抗辩,支付报销款需要马佳提供报销票据,公司多次催要,马佳未提交报销票据因此未支付报销款,无需支付违约金,且马佳要求的违约金数额过高。马佳则主张协议中约定的报销款1500元是双方核对后确认的数额,且协议中并未以提交报销票据作为支付报销款的条件。法庭当庭询问云网公司为何在协议中约定报销款为1500元,云网公司并不能做出合理解释。

法院经审理后认为,解除协议是双方真实意思表示,双方均应按约定履行义务。协议中并未约定以马佳提交票据为支付报销款的附加条件,云网公司的抗辩意见并没有法律依据。此外,按照一般的财务流程,报销数额的确定应该以票据载明的金额为依据,常理下,云网公司应该已经审核了报销款所需要的票据,并在此基础上确定了报销金额写进协议中。云网公司所称未收取报销票据即通过财务审核在协议中确定报销金额的意见,明显与财务流程不符,云网公司逾期未支付报销款已经构成违约.但鉴于云网公司的违约金额、违约期限、马佳的损失情况,法院酌定云网公司向马佳支付违约金10000元。

【法官提醒】:

 “见票核数”是财务报销流程最基本的常识,公司将要报销的数额明确在协议中,却主张并未见过票据,从侧面反映出公司财务流程的不严谨。另一方面,即使公司并未收取票据,在签订协议时也可以明确将交付票据作为支付报销款的附加条件,云网公司的双重疏漏,导致其难逃违约金惩罚。公司报销应符合基本财务流程要求,财务报销要以票据为依据,收票留依据、依票核数额、有票方付款,通过制度化的财务规定,约束公司资金流,把好企业财务关。


 
责任编辑:范静